Llega una visita inesperada e inoportuna. ¡Alarma! ¡Riesgo de retraso en la finalización de la tarea en la que estoy ocupado! ¡Tengo que acabarla! ¡Es importante para mí! ¿Cómo le digo que no puedo atenderle? ¿Se va a ofender? ¿Me considerará un mal compañero o un insociable? ¿Hablará mal de mí? No me atrevo. Y si le digo algo, lo hago con miedo, sin firmeza y con actitud de escusa y de “pecado” por mi parte.
Normal. Nos puede pasar a todos, con estos o con otros pensamientos similares. Hasta que… empiezo a valorar mi tiempo, mi trabajo, mis resultados y, en definitiva, mi persona. ¿Me he parado a pensar en cuándo vienen a hacerme la consulta? ¿Cuándo le viene bien a él o cuando me viene bien a mí? ¿El argumento de urgente o importante es real? ¿Valora su tiempo y su problema o los míos? En resumen, piensa en él o en mí.
Si ya he decidido no aceptar las interrupciones inesperadas e inoportunas sin sentirme culpable, sólo me falta encontrar un modo educado y eficaz para hacerlo. Veamos algunas ideas:
Ø Si he tomado la decisión, lo mejor es no posponerla. Cuanto antes lo haga mejor.
Ø Marque un tiempo límite desde el principio: “Sólo dispongo de dos minutos, debo seguir con este informe”.
Ø Justifique su negativa. De manera razonada y breve pero firme: “Estoy terminando unas gráficas que tengo que entregar antes de las 12,00 h., ahora es imposible”.
Ø Proponga una alternativa: “Si te parece, a las 12,15 h. lo podemos hablar”. “Si lo prefieres, mándame un correo para que lo vaya analizando y esta tarde lo hablamos a las 15,00 h.”.
Ø Y siempre con amabilidad, firmeza y una sonrisa.
¿Y, si se resiste y continúa con sus planteamientos?
Ø Puedes levantarte y acompañarle con paso tranquilo hacia la puerta.
Ø Puedes utilizar el “disco rayado” con monotonía y amabilidad: “De verdad, que ahora no puedo… mira, que ahora no puedo… luego lo vemos…”.
Ø También puedes continuar con tu actividad, mirando tus papeles o tu ordenador. Normalmente, será la otra persona la que se sentirá incómoda y acortará o finalizará su exposición.
Y, siempre, siempre, busca un momento posterior para atenderle. En definitiva, sea asertivo, pero sin dejar de ser buen compañero.
Como preventivo, podemos utilizar dos procedimientos:
Ø Si tienes una conversación pendiente con alguien, procura ir tú al despacho de la persona, de modo que tengas tú el control cuándo desees terminar la conversación.
Ø Informa a la gente que tu puerta cerrada significa que no deseas que se te moleste o interrumpa: cierra la puerta cuando estés ocupado.
