Delegar es mucho más que encargar una tarea. Por Marcelino Ruíz de Arcaute

By 12 abril, 2016Blog

 Una de las múltiples responsabilidades que corresponden a todo jefe de equipo es la de delegar. Aunque con matices, la mayoría coincidiríamos en el concepto de delegación: “Proceso para encomendar y responsabilizar a un colaborador una tarea y/o una función sobre la que tenemos responsabilidad y cuya realización nos incumbe a nosotros”.

Delegar es mucho más que encargar una tarea a otra persona. Es cierto que tiene ciertas dificultades, barreras propias y barreras “del otro”, que exige tiempo de preparación y de desarrollo, pero no es fácil negar sus enormes ventajas.

Después de los análisis teóricos, siempre surge la pregunta del “cómo realizar la delegación”. En este breve apunte, nos vamos a centrar en comentar los pasos sobre el “cómo hacerlo”.

En Apertia, después de muchas lecturas, muchos análisis y muchas horas de coaching y trabajo en diferentes niveles de múltiples entornos laborales, hemos desarrollado un esquema que consideramos de gran utilidad práctica. Le hemos dado formato de ficha para que sirva de guía tanto al que delega como al que se le delega. Quizás, el elemento más importante de la delegación es la toma de conciencia de que no es un acto sino un proceso.

Cada uno de los pasos debe trabajarse con detalle pensando en la tarea/función a delegar y en la persona en quien se va a delegar. De todos ellos el apartado de “proceso de transferencia” puede requerir una explicación algo más amplia. Se puede entender con una imagen y con unos breves comentarios.

Como vemos en la imagen al inicio del post, el proceso de transferencia consiste en que el delegador va transfiriendo al delegado, en sucesivas fases, la responsabilidad de las actividades delegadas, según las va asumiendo cualitativamente. 

Para finalizar adjunto el esquema de la ficha que os servirá de guía en todo proceso de delegación:

Guía del proceso general de delegación  y pasos para delegar:

– Actividad a delegar (Pensar en el conjunto y en los detalles; pensar cómo se le va a contar a la persona en quien vamos a delegar):

– Persona en quien voy a delegar (Elegir una persona teniendo en cuenta que no siempre se puede y/o conviene hacerlo en el mejor o en el más preparado):

                 ¿Cómo motivarle para la nueva tarea a delegarle? (Pensar en cómo lo voy a hacer, en cómo se lo voy a presentar: ¿necesidad, obligación, desarrollo personal, opción de promoción, incentivos, reto, cambio de responsabilidades, novedad, etc.):

– Especificar la actividad (Indicaciones que le voy a dar en la primera reunión del proceso de delegación):

  • ¿Qué delego? (Concretar la actividad porque “el otro” no está en mi cabeza, ni en mis conocimientos, ni en mi experiencia).
  • ¿Cómo lo quiero? (Todo lo que detalle será siempre poco).
  • ¿Para cuándo lo quiero? (Establecer fecha de entrega de las partes, de los borradores, etc. siempre con fechas concretas. Para “el otro” es muy importante).

– Apoyos que puede necesitar: (Tiene que saber y sentir que tiene y va a tener todas las ayudas necesarias).

  • Personales: míos, de otros…
  • Materiales: documentos, archivos, datos para los contactos…

Sus demandas (las que espero que me haga y/o las que ya me ha hecho):

– Proceso de transferencia: ver imagen

– Supervisión: (La supervisión se entiende como continuidad de la enseñanza / aprendizaje de la delegación. No es un examen. Acordar fechas de manera muy concreta. Para “el otro” es muy importante. Para el resultado final también).

 

– Reconocimiento “explícito” del resultado y del esfuerzo. (No hay que olvidar que está aprendiendo. Actitud de enseñar más que de criticar. El error es fácil y lo vemos enseguida. Que no se nos olvide reconocer los aciertos o los avances).

– Otros datos: